W
WooPro← Strona główna

REGULAMIN ŚWIADCZENIA USŁUG W RAMACH APLIKACJI WOOPRO obowiązuje od: 23/06/2026

Cieszymy się, że dołączasz do grona profesjonalistów korzystających z naszej aplikacji. Stworzyliśmy ją z myślą o realnym wsparciu w Twojej codziennej pracy klinicznej.

Ponieważ obracamy się w środowisku zawodów zaufania publicznego, wiemy, jak ważne są jasne, przejrzyste i bezpieczne ramy współpracy. Poniższy Regulamin to fundament naszych relacji biznesowych – określa on zasady dostępu do Aplikacji, kwestie rozliczeniowe oraz, co najważniejsze, bezwzględne standardy anonimizacji, które pozwalają nam bezpiecznie oddać w Twoje ręce nasze najlepsze narzędzie -WooPro.

Prosimy o uważne zapoznanie się z jego treścią, abyśmy mogli wspólnie dbać o najwyższe standardy profesjonalizmu.

§ 1. Postanowienia ogólne

  1. Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną w modelu SaaS (Software as a Service) w ramach aplikacji WOOPRO – specjalistycznego narzędzia wspierającego pracę specjalistów z zakresu psychologii, psychoterapii, psychiatrii i innych dziedzin związanych z ochroną zdrowia psychicznego.
  2. Usługodawcą i właścicielem Aplikacji jest WOA – Wellness Over All Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie.
  3. Regulamin określa w szczególności:
    • warunki zawarcia i rozwiązania umowy o korzystanie z Aplikacji,
    • zasady oraz zakres korzystania z Aplikacji,
    • prawa, obowiązki oraz zasady odpowiedzialności Użytkowników i Usługodawcy,
    • warunki płatności i model subskrypcyjny,
    • bezwzględne zasady bezpieczeństwa, anonimizacji oraz ograniczenia dotyczące przetwarzania danych pacjentów.
  4. Charakter wyłącznie B2B: Aplikacja jest narzędziem o charakterze ściśle profesjonalnym. Usługi świadczone są wyłącznie na rzecz przedsiębiorców oraz osób wykonujących wolne zawody w ramach ich działalności zawodowej lub gospodarczej. Całkowicie wyłącza się stosowanie przepisów o prawach konsumentów. Utworzenie Konta przez Użytkownika jest równoznaczne z oświadczeniem, że korzysta on z Aplikacji wyłącznie w celach zawodowych.
  5. Akceptacja niniejszego Regulaminu w procesie rejestracji Konta stanowi zawarcie wiążącej umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną pomiędzy Użytkownikiem a Usługodawcą.

§ 2. Definicje

Na potrzeby niniejszego Regulaminu przyjmuje się następujące znaczenia użytych pojęć:

§ 3. Kontakt z Usługodawcą i Ochrona Danych

  1. Wszelka komunikacja z Usługodawcą w sprawach technicznych, administracyjnych oraz związanych z Regulaminem odbywa się za pośrednictwem adresu e-mail: info@wooapp.eu.
  2. Usługodawca nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD). Wszelkie zapytania dotyczące przetwarzania danych osobowych oraz prywatności należy kierować bezpośrednio na wskazany wyżej adres e-mail.

§ 4. Przeznaczenie Aplikacji i Wyłączenie Odpowiedzialności (AI)

  1. Aplikacja WOOPRO jest zaawansowanym oprogramowaniem pomocniczym, przeznaczonym wyłącznie dla specjalistów (psychologów, psychoterapeutów, psychiatrów) i służy do:
    • wsparcia w konceptualizacji przypadków,
    • optymalizacji procesu planowania terapii,
    • analizy ustrukturyzowanych notatek i doboru metod terapeutycznych.
  2. Brak weryfikacji: Usługodawca nie weryfikuje tożsamości, uprawnień, ani kwalifikacji zawodowych Użytkowników. Ryzyko oraz odpowiedzialność prawną i dyscyplinarną za korzystanie z Aplikacji bez odpowiednich uprawnień ponosi wyłącznie Użytkownik.
  3. Charakter doradczy AI (Disclaimer): Aplikacja wykorzystuje algorytmy Sztucznej Inteligencji (AI), których wyniki mają charakter wyłącznie pomocniczy i poglądowy. Usługodawca zastrzega, że technologia AI może generować błędne, nieprecyzyjne lub nieadekwatne wnioski (tzw. halucynacje).
  4. Brak świadczeń medycznych: Aplikacja nie wydaje diagnoz medycznych, nie zastępuje profesjonalnego osądu klinicznego i nie podejmuje zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne dla pacjentów (art. 22 RODO). Użytkownik ma bezwzględny obowiązek samodzielnej weryfikacji każdego wyniku wygenerowanego przez Aplikację przed jego zastosowaniem w praktyce. Usługodawca nie ponosi żadnej odpowiedzialności za skutki decyzji klinicznych, diagnostycznych lub terapeutycznych podjętych przez Użytkownika przy użyciu Aplikacji.
  5. Bezwzględny zakaz wprowadzania Danych Wrażliwych: WOOPRO nie jest elektroniczną dokumentacją medyczną (EDM). Obowiązuje absolutny zakaz wprowadzania do Aplikacji danych osobowych pacjentów, w szczególności danych o stanie zdrowia (art. 9 RODO). Użytkownik zobowiązuje się do pełnej anonimizacji wszelkich notatek i transkrypcji (np. poprzez stosowanie pseudonimów, usuwanie dat, adresów i unikalnych cech) przed ich wprowadzeniem do systemu. W przypadku złamania tego zakazu, Usługodawca jest zwolniony z wszelkiej odpowiedzialności, a Użytkownik zwalnia Usługodawcę z jakichkolwiek roszczeń osób trzecich lub organów nadzorczych.
  6. Usługodawca stosuje automatyczne mechanizmy technicznej weryfikacji treści wprowadzanych do Aplikacji pod kątem potencjalnej obecności danych niedozwolonych, w tym danych osobowych pacjentów lub klientów. W przypadku wykrycia takich treści Usługodawca jest uprawniony do ich usunięcia, zablokowania dalszego przetwarzania, ograniczenia funkcjonalności Konta lub podjęcia innych działań przewidzianych Regulaminem. Mechanizmy te mają charakter pomocniczy i nie zwalniają Użytkownika z obowiązku korzystania z Aplikacji zgodnie z zasadą zero-data.

§ 5. Zasady Świadczenia Usług, Płatności i Dostępność (SLA)

  1. Dostęp do pełnej funkcjonalności Aplikacji następuje po autoryzacji rejestracji oraz opłaceniu wybranej Subskrypcji. Uruchomienie Subskrypcji jest równoznaczne z zawarciem umowy o świadczenie usług.
  2. Aplikacja udostępniana jest w odnawialnym modelu subskrypcyjnym (w cyklach miesięcznych lub kwartalnych).
  3. Opłaty: Koszt Subskrypcji wynosi 199 zł brutto miesięcznie lub 567 zł brutto kwartalnie. Opłata uprawnia do korzystania z Aplikacji przez zadeklarowany Okres rozliczeniowy.
  4. Mechanizm rozliczeń:
    • Z początkiem każdego Okresu rozliczeniowego Usługodawca wystawia fakturę VAT z góry i przesyła ją na adres e-mail Użytkownika.
    • Użytkownik zobowiązany jest do opłacenia faktury (przelewem bankowym na rachunek Usługodawcy) w terminie 3 dni od daty jej wystawienia.
    • Po złożeniu zamówienia Użytkownik otrzymuje tymczasowy dostęp do Aplikacji na okres 3 dni. Po zaksięgowaniu wpłaty dostęp zostaje przedłużony do końca opłaconego okresu.
    • W przypadku braku odnotowania płatności po upływie 3 dni od wystawienia faktury, Usługodawca ma prawo zablokować dostęp do Konta Użytkownika. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za brak dostępu do wprowadzonych danych w okresie zawieszenia Konta.
  5. Dostępność i Przerwy techniczne: Usługodawca świadczy usługi "w stanie, w jakim się znajdują" (as is) i nie gwarantuje 100% dostępności Aplikacji.
  6. Usługodawca zastrzega sobie prawo do przerw w dostępie do Aplikacji spowodowanych:
    • koniecznością przeprowadzenia prac konserwacyjnych, aktualizacji systemu lub infrastruktury (o planowanych przerwach Usługodawca poinformuje w miarę możliwości z wyprzedzeniem),
    • awarią infrastruktury dostawców zewnętrznych (np. hosting, dostawcy modeli AI),
    • działaniem siły wyższej.
  7. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za straty finansowe, utratę danych (zanonimizowanych) lub inne szkody poniesione przez Użytkownika w wyniku czasowej niedostępności Aplikacji.

§ 6. Zawarcie Umowy, Opłaty i Mechanizm Rozliczeń

  1. Z momentem akceptacji Regulaminu i rejestracji Konta dochodzi do zawarcia umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną. Z chwilą złożenia zamówienia na Subskrypcję Użytkownik uzyskuje wstępny, 3-dniowy dostęp do Aplikacji, stanowiący czas na zaksięgowanie płatności.
  2. Korzystanie z pełnej wersji Aplikacji WOOPRO po upływie 3 dni od złożenia zamówienia jest odpłatne.
  3. Cennik: Subskrypcja oferowana jest w następujących wariantach:
    • 199,00 zł brutto za Okres rozliczeniowy miesięczny,
    • 567,00 zł brutto za Okres rozliczeniowy kwartalny.
  4. Fakturowanie: Usługodawca wystawia fakturę VAT z góry, w pierwszym dniu danego Okresu rozliczeniowego. W przypadku wykupienia Subskrypcji w trakcie trwania miesiąca kalendarzowego, pierwsza opłata naliczana jest od daty złożenia zamówienia. Faktury przesyłane są na adres e-mail przypisany do Konta Użytkownika.
  5. Zasady płatności:
    • Płatność następuje przelewem bankowym na rachunek Usługodawcy w terminie 3 dni od daty wystawienia faktury. Za dzień zapłaty uznaje się dzień uznania rachunku bankowego Usługodawcy.
    • Walutą rozliczeniową jest PLN. Wszelkie koszty przewalutowania oraz prowizje bankowe ponosi Użytkownik.
  6. Brak zwrotów (B2B): Opłaty uiszczone za dany Okres rozliczeniowy nie podlegają zwrotowi, również w przypadku rezygnacji przez Użytkownika w trakcie trwania tego okresu lub zablokowania Konta z winy Użytkownika.
  7. Skutki braku wpłaty: Brak płatności w terminie skutkuje prawem Usługodawcy do automatycznego zawieszenia dostępu do Aplikacji. Brak zapłaty za fakturę nie stanowi skutecznej rezygnacji z Subskrypcji – umowa trwa, a należności za kolejne Okresy rozliczeniowe są naliczane do momentu formalnego wypowiedzenia umowy przez Użytkownika.
  8. Zmiana cennika: Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany wysokości opłat z ważnych przyczyn gospodarczych. Użytkownik zostanie powiadomiony o nowym cenniku na adres e-mail z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem. Brak wypowiedzenia umowy przed rozpoczęciem nowego Okresu rozliczeniowego oznacza akceptację nowych stawek.

§ 7. Czas Trwania Umowy, Rezygnacja i Blokada Konta

  1. Umowa o korzystanie z płatnej Subskrypcji zawierana jest na czas nieokreślony i odnawia się automatycznie na kolejne Okresy rozliczeniowe (miesięczne lub kwartalne, zgodnie z wyborem Użytkownika).
  2. Rezygnacja: Użytkownik może wypowiedzieć umowę (zrezygnować z Subskrypcji) w dowolnym momencie, przesyłając stosowne oświadczenie na adres e-mail: info@wooapp.eu.
  3. Wypowiedzenie odnosi skutek na koniec bieżącego, opłaconego Okresu rozliczeniowego. Do tego momentu Użytkownik zachowuje pełny dostęp do Aplikacji.
  4. Rozwiązanie ze skutkiem natychmiastowym (Rażące Naruszenia): Usługodawca ma prawo do rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym, zablokowania dostępu do Aplikacji oraz trwałego usunięcia Konta (wraz z zapisanymi danymi) bez uprzedniego wezwania, w przypadku gdy Użytkownik:
    • złamie bezwzględny zakaz wprowadzania do Aplikacji jakichkolwiek danych wrażliwych (medycznych) pacjentów lub innych danych w sposób umożliwiający ich identyfikację (naruszenie art. 9 RODO),
    • wykorzystuje Aplikację niezgodnie z prawem, przeznaczeniem, lub narusza prawa autorskie Usługodawcy,
    • pozostaje w zwłoce z płatnością za Subskrypcję przez okres przekraczający 30 dni.
  5. W przypadku rozwiązania umowy w trybie określonym w ust. 4, Użytkownikowi nie przysługują żadne roszczenia odszkodowawcze z tytułu utraty danych, ani prawo do zwrotu uiszczonych opłat abonamentowych.
  6. Po skutecznym zakończeniu umowy, Konto Użytkownika zostaje usunięte. Dane rozliczeniowe oraz dokumenty księgowe (Dane Użytkownika) są przechowywane wyłącznie przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego (standardowo 5 lat).

§ 8. Bezwzględne Ograniczenia Dotyczące Wprowadzania Danych

  1. Aplikacja WOOPRO nie stanowi systemu Elektronicznej Dokumentacji Medycznej (EDM) i nie służy do przetwarzania danych pacjentów.
  2. Użytkownik ma bezwzględny zakaz wprowadzania do Aplikacji jakichkolwiek:
    • danych osobowych pacjentów (w tym danych pozwalających na ich identyfikację pośrednią lub bezpośrednią),
    • szczególnych kategorii danych w rozumieniu art. 9 ust. 1 RODO (w szczególności danych o stanie zdrowia, życiu seksualnym, orientacji, poglądach, przynależności),
    • informacji i kontekstów umożliwiających odtworzenie tożsamości pacjenta przez skojarzenie (np. specyficzne inicjały, dokładne daty urodzenia połączone z rzadkimi cechami lub lokalizacją).
  3. Dopuszczalne jest wprowadzanie wyłącznie materiału całkowicie zanonimizowanego przez Użytkownika (przed jego wklejeniem do Aplikacji) lub danych syntetycznych, które uniemożliwiają identyfikację jakiejkolwiek osoby fizycznej.
  4. Klauzula indemnifikacyjna: Użytkownik ponosi wyłączną i pełną odpowiedzialność za treść wprowadzanych notatek i transkrypcji. W przypadku naruszenia przez Użytkownika zakazu z ust. 2, Użytkownik zobowiązuje się zwolnić Usługodawcę z wszelkiej odpowiedzialności oraz pokryć w całości wszelkie koszty obrony prawnej, kary administracyjne (w tym nałożone przez Prezesa UODO) oraz odszkodowania wypłacone osobom trzecim.
  5. W przypadku uzasadnionego podejrzenia naruszenia ust. 2, Usługodawca ma prawo:
    • natychmiastowo zablokować dostęp do Konta i trwale usunąć treści naruszające zakaz,
    • rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym (bez prawa do zwrotu opłat za Subskrypcję).
  6. Usługodawca oświadcza, a Użytkownik przyjmuje do wiadomości, że fizyczne usunięcie notatek lub zlikwidowanie Konta przez Użytkownika z poziomu interfejsu Aplikacji skutkuje automatycznym, nieodwracalnym skasowaniem tych danych z serwerów Usługodawcy.

§ 9. Wsparcie Techniczne (Support)

  1. Usługodawca zapewnia Użytkownikom wsparcie techniczne w zakresie funkcjonowania Aplikacji.
  2. Wsparcie techniczne obejmuje w szczególności pomoc w rozwiązywaniu problemów z autoryzacją (logowaniem), zgłaszanie błędów (bugów) oraz asystę w obsłudze interfejsu.
  3. Kontakt ze wsparciem technicznym realizowany jest wyłącznie drogą elektroniczną pod adresem e-mail: info@wooapp.eu.
  4. Zgłoszenia obsługiwane są w dni robocze, w godzinach 9:00–17:00 (czasu środkowoeuropejskiego CET/CEST).
  5. Usługodawca świadczy wsparcie na zasadzie najwyższej staranności (best-effort) i dokłada starań, aby pierwsza odpowiedź na zgłoszenie nastąpiła w ciągu 2 dni roboczych.
  6. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zawieszenia wsparcia technicznego w przypadku zdarzeń siły wyższej lub globalnych awarii infrastruktury teleinformatycznej niezależnych od Usługodawcy.

§ 10. Ograniczenie Odpowiedzialności Usługodawcy

  1. Mając na uwadze charakter B2B świadczonych usług, odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy jest ograniczona do sytuacji wynikających z jego winy umyślnej.
  2. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności w szczególności za:
    • decyzje diagnostyczne, terapeutyczne, kliniczne lub organizacyjne podjęte przez Użytkownika w oparciu o wyniki analiz lub sugestie wygenerowane przez Aplikację i Modele AI,
    • skutki wykorzystania przez Użytkownika treści wygenerowanych przez sztuczną inteligencję (tzw. halucynacje modeli, błędy merytoryczne, nielogiczności),
    • utratę danych, przerwy w działaniu Aplikacji lub opóźnienia wynikające z awarii infrastruktury zewnętrznej (w tym dostawców hostingu, baz danych, zewnętrznych dostawców usług AI oraz operatorów telekomunikacyjnych),
    • skutki działań lub zaniechań osób trzecich, które uzyskały nieautoryzowany dostęp do Konta Użytkownika w wyniku braku zachowania zasad bezpieczeństwa po stronie Użytkownika (np. udostępnienie hasła),
    • niekompatybilność Aplikacji z niestandardowym oprogramowaniem lub sprzętem Użytkownika.
  3. Limit odpowiedzialności (Liability Cap): Wszelka odpowiedzialność odszkodowawcza Usługodawcy wobec Użytkownika (z wyłączeniem winy umyślnej), niezależnie od podstawy prawnej roszczenia, jest bezwzględnie ograniczona do wysokości opłaty za jeden miesiąc Subskrypcji uiszczonej przez Użytkownika w okresie, w którym nastąpiło zdarzenie wywołujące szkodę.
  4. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody pośrednie, utracone korzyści (lucrum cessans), utratę danych, utratę renomy lub jakiekolwiek przerwy w działalności gospodarczej Użytkownika.

§ 11. Zobowiązania i Odpowiedzialność Użytkownika

  1. Użytkownik ponosi pełną, nieograniczoną odpowiedzialność za treści, dane i materiały wprowadzane do Aplikacji, a także za wszelkie działania wykonywane z wykorzystaniem jego Konta.
  2. Użytkownik zobowiązuje się do:
    • korzystania z Aplikacji wyłącznie zgodnie z jej przeznaczeniem, niniejszym Regulaminem oraz obowiązującym prawem,
    • należytego zabezpieczenia danych logowania i nieudostępniania Konta jakimkolwiek osobom trzecim,
    • powstrzymania się od działań mogących zakłócić prawidłowe funkcjonowanie infrastruktury Usługodawcy.
  3. Zakaz działań zautomatyzowanych: Użytkownikowi surowo zabrania się korzystania z oprogramowania typu bot, pająk (spider), skryptów automatyzujących (scraping) oraz podejmowania jakichkolwiek prób nieautoryzowanego dostępu do API Aplikacji, omijania zabezpieczeń lub sztucznego obciążania infrastruktury (w tym limitów zapytań do modeli AI).
  4. W przypadku naruszenia postanowień Regulaminu, Usługodawca zastrzega sobie prawo do:
    • natychmiastowego zablokowania dostępu do Konta,
    • rozwiązania umowy o świadczenie usług ze skutkiem natychmiastowym (bez prawa do zwrotu wniesionych opłat),
    • dochodzenia pełnego odszkodowania na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego.
  5. Użytkownik zobowiązuje się zrekompensować Usługodawcy wszelkie szkody, koszty (w tym koszty obsługi prawnej) oraz zwolnić Usługodawcę z roszczeń osób trzecich wynikających z bezprawnego lub niezgodnego z Regulaminem korzystania z Aplikacji przez Użytkownika.

§ 12. Prawa Autorskie, Licencja i Ochrona Własności Intelektualnej

  1. Aplikacja WOOPRO, jej architektura, kod źródłowy, algorytmy, interfejs graficzny (UI/UX), bazy danych, nazwa, logotypy, a także zaimplementowane struktury zapytań (prompty systemowe) stanowią wyłączną własność intelektualną Usługodawcy i podlegają ochronie prawnej.
  2. Z chwilą aktywacji Konta i opłacenia Subskrypcji, Usługodawca udziela Użytkownikowi niewyłącznej, nieprzenoszalnej, odwołalnej i ograniczonej terytorialnie do miejsca prowadzenia działalności licencji na korzystanie z Aplikacji w modelu SaaS (Software as a Service) wyłącznie w celu realizacji własnej, bieżącej praktyki zawodowej.
  3. Licencja nie uprawnia Użytkownika do:
    • sublicencjonowania, wynajmu, dzierżawy lub odsprzedaży dostępu do Aplikacji,
    • kopiowania, modyfikowania, dekompilacji (inżynierii wstecznej) lub tworzenia dzieł pochodnych na bazie Aplikacji,
    • wykorzystywania Aplikacji, jej struktury, wyników działania lub generowanych treści do tworzenia, trenowania lub ulepszania konkurencyjnych systemów informatycznych oraz modeli sztucznej inteligencji (AI).
  4. Jakiekolwiek naruszenie praw autorskich lub warunków licencji skutkuje natychmiastowym rozwiązaniem umowy z winy Użytkownika i uprawnia Usługodawcę do dochodzenia odszkodowania w pełnej wysokości poniesionej szkody oraz utraconych korzyści.

§ 13. Zmiany Regulaminu

  1. Usługodawca zastrzega sobie prawo do jednostronnej zmiany niniejszego Regulaminu z ważnych przyczyn biznesowych, w szczególności w przypadku:
    • zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa,
    • wdrożenia nowych funkcjonalności, modyfikacji technologicznych lub zmiany warunków świadczenia usług przez dostawców zewnętrznych (w tym dostawców API i modeli AI),
    • zmiany modelu biznesowego, polityki cenowej lub warunków bezpieczeństwa.
  2. O planowanych zmianach Regulaminu Usługodawca poinformuje Użytkownika z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem, przesyłając stosowny komunikat na adres e-mail przypisany do Konta lub w formie wyraźnego powiadomienia w interfejsie Aplikacji.
  3. Jeżeli Użytkownik nie akceptuje wprowadzanych zmian, ma prawo wypowiedzieć umowę przed datą ich wejścia w życie (zgodnie z trybem określonym w § 7).
  4. Brak oświadczenia o wypowiedzeniu umowy przed wejściem w życie zmian oraz dalsze korzystanie z Aplikacji traktowane jest jako bezwarunkowa akceptacja nowej treści Regulaminu.

§ 14. Postanowienia Końcowe

  1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają wyłącznie przepisy prawa polskiego, w szczególności przepisy Kodeksu cywilnego oraz RODO.
  2. Klauzula Salwatoryjna: Uznanie poszczególnych postanowień niniejszego Regulaminu w sposób przewidziany prawem za nieważne bądź nieskuteczne, nie wpływa na ważność czy skuteczność pozostałych postanowień Regulaminu. W miejsce nieważnego postanowienia zastosowana będzie reguła, która jest najbliższa celom gospodarczym i prawnym nieważnego postanowienia.
  3. Jurysdykcja (Sąd Właściwy): Wszelkie spory wynikające z realizacji umowy o świadczenie usług lub korzystania z Aplikacji będą rozstrzygane w pierwszej kolejności na drodze polubownej. W przypadku braku porozumienia, sądem wyłącznie właściwym do rozstrzygania sporów będzie polski sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Usługodawcy.
  4. Aktualna treść Regulaminu jest zawsze udostępniana w formie elektronicznej na stronie pro.wooapp.eu oraz w interfejsie Aplikacji.
  5. Regulamin wchodzi w życie z dniem jego publikacji.

Poniżej znajduje się jeszcze załącznik nr 1 do Regulaminu.

ZAŁĄCZNIK NR 1 DO REGULAMINU – UMOWA POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH (DPA)

Niniejsza Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych („Umowa” lub „DPA”) stanowi integralną część Regulaminu świadczenia usług w ramach aplikacji WOOPRO („Regulamin”) i zostaje zawarta pomiędzy:

Użytkownikiem – przedsiębiorcą lub specjalistą korzystającym z aplikacji WOOPRO, pełniącym rolę Administratora Danych Osobowych („Powierzający”), a Usługodawcą – firmą WOA – Wellness Over All Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (03-908), ul. Berezyńska 26, KRS: 0001044364, NIP: 8212685484 („Procesor” lub „Przyjmujący”).

Akceptacja Regulaminu podczas rejestracji Konta w Aplikacji jest równoznaczna z zawarciem niniejszej Umowy powierzenia. Niniejsza Umowa nie obejmuje danych osobowych pacjentów ani klientów Użytkownika. Wprowadzanie takich danych do Aplikacji jest bezwzględnie zabronione zgodnie z Regulaminem, a Aplikacja działa w modelu Zero-Data zgodnie z definicją zawartą w §1 poniżej.

§ 1. Oświadczenia stron i "Złota Zasada Zero-Data"

  1. Powierzający oświadcza, że zgodnie z § 8 Regulaminu ma bezwzględny zakaz wprowadzania do Aplikacji jakichkolwiek danych osobowych swoich pacjentów, w szczególności danych o stanie zdrowia (art. 9 RODO). Materiał wprowadzany do Aplikacji musi być uprzednio w pełni zanonimizowany.
  2. Strony zgodnie oświadczają, że infrastruktura Aplikacji nie służy do przetwarzania danych osobowych pacjentów. Niniejsza Umowa ma charakter wyłącznie prewencyjny („parasol ochronny”).. Incydentalne, nieuprawnione lub przypadkowe wprowadzenie danych osobowych pacjentów albo klientów przez Powierzającego nie stanowi powierzenia danych do przetwarzania w ramach niniejszej Umowy, lecz naruszenie Regulaminu. W takim przypadku Procesor może przetwarzać takie dane wyłącznie w zakresie technicznie i prawnie niezbędnym do wykrycia naruszenia, usunięcia lub zablokowania danych, zapewnienia bezpieczeństwa Aplikacji, udokumentowania incydentu oraz ochrony przed roszczeniami.
  3. Procesor oświadcza, że dostarcza wyłącznie infrastrukturę technologiczną (SaaS) i modele AI do przetwarzania tekstu oraz głosu, nie dokonując merytorycznej oceny treści wprowadzanych przez Użytkownika, z zastrzeżeniem stosowania automatycznych mechanizmów technicznej weryfikacji treści pod kątem potencjalnej obecności danych niedozwolonych, w tym danych osobowych pacjentów lub klientów.

§ 2. Przedmiot, cel, czas trwania i charakter przetwarzania

  1. Przedmiot i charakter: Przetwarzanie polega na przechowywaniu, cyfrowym przetwarzaniu oraz usuwaniu danych tekstowych i głosowych wprowadzonych do Aplikacji w ramach infrastruktury chmurowej Procesora oraz zintegrowanych modeli AI, zgodnie z zasadą Zero-Data, tj. z wyłączeniem danych osobowych pacjentów lub klientów Powierzającego.
  2. Cel: Wyłącznym celem przetwarzania jest techniczna realizacja usług opisanych w Regulaminie (m.in. transkrypcja, generowanie wyników analizy tekstu przez AI) na wyraźne żądanie Powierzającego oraz wyłącznie w odniesieniu do treści, których wprowadzanie do Aplikacji jest dopuszczalne zgodnie z Regulaminem..
  3. Czas trwania: Umowa obowiązuje przez czas korzystania z Aplikacji (czas trwania subskrypcji) oraz do momentu całkowitego usunięcia wprowadzonych danych z serwerów Procesora.

§ 3. Rodzaj danych i kategorie osób, których dane dotyczą

  1. Ze względu na zakaz wprowadzania danych osobowych, Procesor zakłada, że powierzone zostają wyłącznie dane w pełni zanonimizowane.

Wprowadzenie danych osobowych pacjentów lub klientów, w szczególności danych z art. 9 RODO, odbywa się na wyłączne ryzyko Powierzającego i stanowi rażące naruszenie Regulaminu oraz niniejszej Umowy. § 4. Obowiązki i odpowiedzialność Powierzającego (Administratora)

  1. Powierzający gwarantuje, że posiada właściwą podstawę prawną do przetwarzania danych, które wprowadza do Aplikacji.
  2. Powierzający ponosi pełną, wyłączną odpowiedzialność za proces uprzedniej anonimizacji danych przed ich wprowadzeniem do Aplikacji.
  3. Klauzula indemnifikacyjna: Powierzający zobowiązuje się zwolnić Procesora z wszelkiej odpowiedzialności z tytułu roszczeń osób trzecich, organów nadzorczych (w tym Prezesa UODO) oraz pokryć wszelkie kary administracyjne i koszty obsługi prawnej nałożone na Procesora, jeżeli wynikają one z wprowadzenia przez Powierzającego danych osobowych pacjentów do Aplikacji wbrew Regulaminowi.

§ 5. Obowiązki Przyjmującego (Procesora)

  1. Procesor przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Powierzającego – za takie polecenie uważa się korzystanie z funkcjonalności interfejsu Aplikacji oraz akceptację Regulaminu.
  2. Procesor zapewnia by osoby upoważnione do przetwarzania danych zachowały je w tajemnicy (np. poprzez podpisanie umów NDA).
  3. Procesor wdraża środki techniczne i organizacyjne określone w art. 32 RODO, opisane szczegółowo w Polityce Prywatności (m.in. szyfrowanie, backupy).
  4. Procesor uwzględniając charakter przetwarzania, w miarę swoich technicznych możliwości, pomaga Powierzającemu w wywiązywaniu się z obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą. Ze względu na architekturę systemu, realizacja praw (np. usunięcie notatki) dokonywana jest samodzielnie przez Powierzającego z poziomu jego Konta w Aplikacji.

§ 6. Dalsze powierzenie przetwarzania (Sub-procesorzy) i Modele AI

  1. Powierzający wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Procesora z usług dalszych podmiotów przetwarzających (Sub-procesorów).
  2. Aktualna lista podwykonawców obejmuje w szczególności:
    • Infrastruktura i bazy danych: Supabase, Hetzner Online GmbH (Europejski Obszar Gospodarczy).
    • Automatyzacja: n8n.
    • Dostawcy Modeli AI: OpenAI L.L.C., Google LLC (Google Gemini), OpenRouter, Groq.
  3. Klauzula AI: Procesor gwarantuje, że konfiguracja połączeń z zewnętrznymi modelami AI wymienionymi w ust. 2 nie pozwala na wykorzystywanie danych wprowadzanych przez Powierzającego do celów trenowania i uczenia maszynowego modeli tych dostawców.
  4. Transfer do państw trzecich: Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), m.in. do USA w związku z korzystaniem z modeli AI, odbywa się wyłącznie na podstawie ważnych mechanizmów legalizujących, takich jak Standardowe Klauzule Umowne (SCC) zatwierdzone przez Komisję Europejską lub ramy Data Privacy Framework (DPF).
  5. Procesor poinformuje Powierzającego o wszelkich zamierzonych zmianach dotyczących dodania lub zastąpienia Sub-procesorów z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem (poprzez aktualizację dokumentacji na stronie lub e-mail). Powierzający ma prawo wnieść sprzeciw wobec takich zmian poprzez rozwiązanie umowy (usunięcie Konta).

§ 7. Zabezpieczenia, usuwanie i zwrot danych

  1. Powierzający ma pełną kontrolę nad cyklem życia danych wprowadzonych do Aplikacji. Usunięcie notatki, transkrypcji lub całego Konta przez Powierzającego skutkuje automatycznym, trwałym usunięciem tych danych z serwerów produkcyjnych Procesora.
  2. Po zakończeniu świadczenia usług (usunięciu Konta), Procesor trwale usuwa wszelkie powierzone dane osobowe.
  3. Logi zapytań kierowanych do AI po usunięciu Konta ulegają natychmiastowej, pełnej anonimizacji, uniemożliwiającej odtworzenie tożsamości Użytkownika lub pacjenta, a jako dane anonimowe nie podlegają już rygorom niniejszej Umowy ani przepisom RODO.
  4. Przepisy ust. 2 nie dotyczą kopii zapasowych (backupów) tworzonych przez Procesora, z których dane powierzone zostaną usunięte zgodnie z cyklem retencji kopii zapasowych (nadpisywania danych), nie dłuższym niż 30 dni, podczas którego dane te są zaszyfrowane i wyłączone z aktywnego przetwarzania.

§ 8. Postanowienia końcowe

  1. Procesor odpowiada za szkody wyrządzone Powierzającemu w związku z realizacją Umowy wyłącznie w granicach winy umyślnej. Wszelka odpowiedzialność Procesora z tytułu niniejszego DPA jest bezwzględnie ograniczona do kwoty stanowiącej równowartość jednej miesięcznej opłaty subskrypcyjnej uiszczonej przez Powierzającego.
  2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową zastosowanie mają postanowienia Regulaminu oraz przepisy RODO i polskiego Kodeksu cywilnego.